les 5 must-know’s pour une Association réussie, robuste et durable

Le travail volontaire, au sein des associations, des ONG ou des clubs n’est généralement jamais exercé par obligation ou à contre cœur. On le fait plutôt par passion, par amour, qui devient plus tard un passe-temps, ou même une addiction. Si on l’exerce quand même par obligation ou à contre cœur, cela signifie qu’on a un petit problème à appliquer l’un ou plusieurs de ces 5 points.

Ce Tsunami de motivation qui vient au début lorsqu’on vient de découvrir le domaine dans lequel on aime être actif socialement disparaît petit à petit, si on ne sait pas comment le soigner, le maintenir. Après avoir créé sa propre association / club à travers une avalanche de paperasse et de processus administratifs, ou après avoir être tout juste élu comme membre au sein du bureau exécutif, il est temps de savoir et de découvrir comment on devrait gérer les différentes activités associatives, au sein d’une équipe, tout au long du mandat ou de la période d’activité prévue, sans perdre le moindre gramme de motivation. J’essayé dans cet article de rassembler toutes les meilleures pratiques, conseils, et stratégies nécessaires que je connais personnellement pour réussir cette tâche extrêmement délicate. Si vous avez d’autres points à considérer, dites-le moi pour que je les ajoute ici et pour que cet article donne le maximum pour la communauté associative en Tunisie et ailleurs :)

1- Le KickOff = Team Building: avant de commencer à n’importe quel  travail ou tâche au sein de l’équipe, avant même la toute première réunion. Il faut tout d’abord qu’on se découvre mutuellement, c’est-à-dire découvrir différentes nos personnalités,  nos traits de caractères, nos différentes humeurs, bref comment chaque membre du bureau ou de l’équipe fonctionne, ce qui lui fait plaisir, sa façon de penser, ce qu’il lui fait chier. L’environnement idéal pour découvrir tout cela est un weekend de team building entre les membres. Allez juste passer du temps ensemble dans un endroit amical et spécial (hôtel, auberge, excursion) et dépourvu de toute teinte de travail ou d’activité en relation avec l’association. A la fin du weekend, les membres l’équipe doivent avoir déjà fait connaissance et passé un bon temps spécial ensemble. L’équipe sera donc homogène, plus confortable, dynamique, à l’aise. Un indice pour savoir qu’un team building s’est bien déroulé : un autre Tsunami de motivation envahira tous les membres du bureau exécutif, une fois sur le chemin de retour.

2- Garder une structure de bureau horizontale fonctionnellement, verticale administrativement: Il ne s’agit surtout pas d’une entreprise (même chez certaines entreprises modernes, on garde les relations humaines à l’horizontale). Lors de l’exercice des activités (événements, logistique, réunions…) tous les membres du bureau doivent aider dans toutes les tâches indépendamment du poste administratif. Un président devrait aider dans les tâches lourdes de logistique. Un secrétaire général ne doit pas toujours écrire le PV (Procès Verbal), un trésorier ne doit pas s’occuper uniquement de l’argent et des factures. Evitons ces principes carrés et démodés. Ça n’aide pas à renforcer les relations entre les membres du bureau et à promouvoir son dynamisme et son anatomie.

3- Communication, Communication & Communication: veillez à fixer une date de réunion régulière, à laquelle tous les

Communication is a key
Communication is a key

membres se rassemblent, même s’il n’y a pas vraiment de travail à faire. Fréquence : au moins une fois par semaine. Un virus fatal au travail associatif est le manque de communication et le manque d’interaction. Facebook, emails et appels téléphoniques sont des moyens de renseignement, et non pas de communication et de discussions, ils ne feront jamais l’affaire. Un face-to-face régulier est crucial. Une autre meilleure pratique qui s’ajoute à ceci est de développer l’habitude de se rassembler autour d’un café, d’un déjeuner et d’un brunch, au moins une fois chaque 2 semaines. On est avant tout des amis, avant d’être un bureau exécutif. On est en train de vivre une longue expérience exceptionnelle, qui va nous lier pour toujours. Et c’est pour cela que la communication est cruciale, pour tisser ces liens d’amitié durables entre les différents membres.

Important, before starting any debate
Important, before starting any debate

4- Le PV  => RTFPV: Pour les gens à caractère technique, l’acronyme RTFM leur est familier. Read the Fucking Manual est une expression créée spécialement aux curieux précipités qui veulent utiliser un produit mais n’ont même pas lu son manuel d’utilisation, et découvrir les étapes nécessaires avant de commencer. Ceci dérange généralement les gens « avancés », qui ont justement écrit ce « Manual » spécialement pour ceux qui ne connaissent rien encore car ils sont venus plus tard. Le même principe s’applique au domaine associatif. RTFPV (Read the Fucking PV) est un acronyme que je viens personnellement de développer. Pour les questions « bateau » du genre « Qu’est vous avez fait votre dernière réunion ?» ou encore « Pourquoi avez-vous décidé ainsi concernant le point X durant la dernière réunion ? ». Avec une grande fréquence, ce type de question venant de n’importe qui au sein de l’association devient embêtant.  C’est pourquoi chaque réunion doit être documentée, chaque activité, événement ou journée doit être bien décrite et complètement archivée pour former tous ensemble the « Fucking Manual ».

5- Le Membre a toujours raison: une expression que je viens d’inventer aussi, dont le principe est équivalent à la fameuse règle de marketing  « le Client a toujours raison ». Il ne faut jamais négliger le feedback, le point de vue, l’opinion d’un membre de l’association / club. Le principe est vachement simple : S’il s’avère que le membre a raison, ça signifie qu’il y a un problème, anomalie, faute certainement n’importe où à régler. S’il s’avère que le membre a tort. Le job du bureau est de le convaincre de ce qui leur semble être juste. Si on ne réussit pas à le convaincre, ou que le membre n’est toujours pas satisfait de la réponse, on a échoué. Echouer veut dire : manque de communication, qui mène à un manque de confiance, qui mène à une dégradation de popularité, qui mène à un écart, une lacune, un repoussement entre bureau exécutif et membres, ce qui mène au début de la fin…

J’espère que ces points aideront tous ceux qui s’investissent dans le domaine associatif et social en Tunisie et ailleurs ! :)

3 Comments Add yours

  1. Ben Amor says:

    Can you help us promote http://www.xnetAfrica.org? Please, Let me know. Thank you for your service.
    Ben Amor, Founder of Terra-Genesis a new land with new beginning

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    1. achin15 says:

      Salut, avec plaisir. Ça consiste à quoi exactement ?

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